بسیاری از افراد از مفهوم دورکاری فقط کار کردن در خانه و فرستادن پروژه را می‌دانند و تصور می‌کنند برای کسانی است که ابزار کارشان کامپیوتر است؛ اما همیشه اینطور نیست.
به‌عنوان مثال یک شرکت خدمات تأسیسات ساختمان با تعداد زیادی تعمیرکار، می‌تواند بدون حضور افراد در شرکت و گزارش گرفتن مستقیم از تعمیرکاران، آنها را مستقیم از خانه به محل‌های لازم فرستاده و بدون نیاز به بازگشت با استفاده از تلفن هوشمند لوکیشن و جزئیات لازم را به او بدهد و به محل دیگری اعزام کند و در آخر تعمیرکار، گزارش کل امور انجام شده را از خانه در فرصت مناسب در نرم‌افزار مخصوص، فرم‌های مربوطه را پرکند.
یا کسانی که امور فکری دارند و نیاز به تبادل نظر با همکاران برای تصمیم‌گیری، بدون نیاز به حضور در شرکت با ویدیو کنفرانس جلسات خود را برگزار می‌کنند و نتیجه را در نرم‌افزار مخصوص، صورت جلسه می‌کنند. این کار حتی یک مزیت دارد و آن ذخیره فیلم تماس و بازبینی آن می‌تواند کمک کند قسمت‌های فراموش شده جلسه یادآوری شود.
بر کسی پوشیده نیست که کار کردن کارمندان در منزل بازدهی بسیار بالاتری دارد و در تحقیقات شرکت‌های مختلف در سال گذشته میلادی این موضوع به اثبات رسیده است. بنابراین شرکت‌های بسیاری جهت کاهش هزینه‌ها، کارمندان غیرضرور خود را دورکار می‌کنند. این قضیه حتی در ایران توسط شرکت‌های بزرگ نرم‌افزاری هم انجام شده است و حتی با فروکش کردن پاندمی کرونا، دورکاری همچنان پابرجاست.
دورکاری اگر یک مدیر با کمتر از ۵ نفر کارمند باشد می‌توانند با استفاده از شبکه اجتماعی تلگرام به دلیل قابلیت ذخیره دائمی داده‌ها و بسیاری مزایای دیگر امور کاری خود را پیش ببرند البته نه تماماً عالی ولی قابل قبول. اما اگر تعداد کارمندان و مدیران یک مجموعه زیاد باشد چکار باید کرد؟ چطور تعیین وظیفه کرد و زمان‌بندی و ضرب‌الاجل مشخص شود؟ چطور از حضور آنها پشت سیستم مطلع شد؟ چطور تبادل نظر کرد؟ چطور امنیت اطلاعات فراهم شود؟ و بسیاری سوالات دیگر که در این مقاله هلومگ با معرفی پلتفرم و یا نرم‌افزارهای بسیار کاربردی که برای این کار تولید شده‌اند و در پاندمی کرونا مورد استقبال قرار گرفته‌اند، پاسخ می‌دهیم.
پلتفرم مدیریت هماهنگ پروژه ترلو Trello
ترلو، اولین بار در سال ۲۰۱۱ توسط کمپانی Fog Creek Software، ساخته شد و با استقبال بینظیری مواجه شد که باعث شد هولدینگ استرالیایی اطلسیان (Atlassian) در سال ۲۰۱۷ امتیاز آن را بخرد. این پلتفرم باعث شد نوشتن شرح وظایف، یادداشت دفترچه، کاغذ و تخته به کلی منسوخ شود و امکانات مدرن بسیاری را برای کاربران، بخصوص کاربران دورکار به وجود آورد. (این پلتفرم فقط برای دورکاری نیست و امکان استفاده در شرکت‌ها هم وجود دارد).
ترلو به‌صورت وب و نسخه اپلکیشن اندروید و IOS در دسترس است و امکانات پیشرفته و سازمانی آن به‌صورت پولی است و باید سالانه خریداری شود؛ اما همین امکانات رایگان کار بسیاری از شرکت‌ها را راه می‌اندازد.
مزایای ترلو:
- کاربری بسیار آسان
- انعطاف‌پذیری بسیار بالا
- زیبایی ظاهری و حفظ جذابیت در آپدیت‌های مختلف
- انتقال‌پذیری کارت‌های وظایف با Drag & Drop در دسته‌بندی‌های مختلف و گروه‌های مختلف
- پرتابل بودن و قابلیت استفاده حتی در ساعت‌های هوشمند
- ایجاد لیست فعالیت‌های آینده
- ایجاد لیست فعالیت‌های در حال انجام
- ایجاد لیست فعالیت‌های انجام شده
- ایجاد کارت در بوردها (لیست فعالیت‌ها)
- پنل اعلان آخرین فعالیت‌ها
- نوتیفیکیشن در گوشی هنگام تغییرات در کارت‌هایی که کاربر عضو هست
- نحوه عضویت با اکانت‌های گوگل، اطلسیان، شماره تلفن و …
- رنگ‌بندی کارت‌ها برای شناسایی آسانتر یا ایجاد رنگ‌بندی برای اولویت‌بندی وظایف
- تاریخ شروع و پایان وظایف و همچنین تعیین ضرب‌الاجل
- امکان پیوست فایل به کارت‌ها
- امکان تنظیم هشدار برای پایان مهلت انجام
- پخش ویودیو از لینک‌های یوتیوب روی کارت‌ها
- بدون پرداخت هزینه برای شرکت‌های کوچک و گروه‌های کاری
- پرداخت هزینه به صورت سازمانی برای شرکت‌های بزرگ با امکانات بسیار پیشرفته
پلتفرم تسکولو Taskulu
تسکولو طبق شعار صفحه ابتدای وب‌سایت خود، یک میز کار کامل را در اختیار شما می‌گذارد که امکان تمرکز روی اهداف، پروژه‌ها و کارهای روزمره را به شما می‌دهد. تسکولو یک پلتفرم کاملا ایرانی است.
ویژگی‌های مهم تسکولو:
- دید همه جانبه به پروژه‌ها
- امکان اتصال تسکولو به سایر ابزارهای کاربردی
- گفتگوی درون تیمی
- مناسب برای هر نوع کسب‌وکاری حتی صنعتی و شرکت‌های بزرگ
- پشتیبانی از زبان شیرین فارسی
- گزارش روزانه
- دسته‌بندی کارها
- تعیین مهلت انجام (ضرب‌الاجل)
- امکانات کنترل پروژه
- چت صوتی، متی و تصویری
- تحلیل‌گر وظایف
- امکان برچسب‌گذاری
- تعریف چک لیست
- سیستم یادآوری کارها
- مدیریت سطوح دسترسی
- گزارش‌گیری هفتگی
- شخصی‌سازی گزارش‌ها
- آپلود فایل
- شخصی‌سازی برای شرکت‌های بزرگ
- پشتیبانی آنلاین و فارسی
- قابلیت پیاده‌سازی روی سرورهای داخلی شرکت‌ها
و بسیاری امکانات حرفه‌ای دیگر. پلن پایه این پلتفرم برای حداکثر ۱۰ کاربر رایگان است و برای شرکت‌های کوچک و سازمان‌ها باید به ازای هر کاربر، مبلغی کمی در ماه پرداخت کنید.
پلتفرم Clickup:
کلیک‌آپ یکی از محبوب‌ترین پلتفرم‌های مدیریت پروژه در دنیاست که امکانات رایگان آن، کار بسیاری از افراد، گروه‌ها و شرکت‌ها را، انجام می‌دهد.
مهم‌ترین ویژگی‌های کلیک‌آپ:
- ایجاد لیست کارها، کارهای در حال انجام و انجام شده
- مدیریت پروژه‌ها
- اسناد و پایگاه آموزشی (ویکی‌ها)
- امکان ایجاد صفحه گسترده
- قابلیت ارسال و دریافت ایمیل
- یادآوری مناسبت‌ها
- هشدار یادآوری
- تارگت ترکینک (ردیابی اهداف)
- زمان‌بندی
- رکورد اسکرین و تهیه اسکرین‌شات
- امکان چت گروهی و خصوصی
- مدیریت منابع
- شخصی‌سازی کلیه امکانات
- رنگ‌بندی وظایف جهت مدیریت آسانتر
- انتخاب نمایه از بین بیش از ۱۵ نمایه زیبا و کاربرپسند
- امکان وارد کردن داده از سایر پلتفرمها مثل ماندی Monday، ترلو Trello، تودولیست Todolist و…
- امکان کار و تبادل با جیمیل (Gmail)، اوت‌لوک (Outlook)، وی‌سینک-۲ (Way Sync-2) و …
- و بسیاری امکانات و ویژگی‌های دیگر.
پلتفرم کلیک‌آپ را می‌توان به جرأت گفت که یکی از بهترین پلتفرم‌های مدیریت پروژه است و این توانایی را دارد که دیگر پلتفرمها را از هر منظری به چالش بکشد.
جیرا (Jira):
جیرا هم به مانند ترلو، تولید شرکت استرالیایی اطلسیان است. واژه جیرا از واژه ژاپنی گوجیرا (Gojira) گرفته شده است و معنی آن گودزیلاست. جیرا بیش از هر چیز، محبوب مدیران پروژه است و به جرأت می‌توان گفت بهترین نرم‌افزار کنترل پروژه تا به حال می‌باشد. از ویژگی‌های خاص جیرا، حل مسائل و مشکلات پروژ‌ه‌هاست.
مهم‌ترین ویژگی‌های جیرا:
- سه مدل پکیج جیرا (Jira Core یا هسته جیرا، Jira Software یا نرم‌افزار جیرا، Jira Service Desk یا میز سرویس جیرا) برای سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف با نوع کارایی متفاوت
- پشتیبانی از زبان فارسی
- تعریف پروژه
- مدیریت وظایف
- مدیریت پروژه‌های کوتاه و چابک
- مجوزهای دسترسی برای کنترل کاربران
- امکان رای و نظر در واحد‌های کاری
- قابلیت مسئولیت‌دهی در تیم‌های مختلف ساخته شده در جیرا
- قابلیت شخصی‌سازی بسیار بالا
- قابلیت پیگیری مسائل مشتریان
- گزارش‌گیری از فعالیت کارمندان به صورت مدت زمانی روز، ماه و سال
- تقسیم‌بندی وظایف در بخش‌های کوچک‌تر
- وضع قوانین در هر مرحله از اجرای پروژه
- طرح مسائل پیش‌فرض
- طرح مسائل اسکرام سریع (مسائل انعطاف‌پذیر، کوتاه و گاه تکراری که در طول پروژه با آنها روبه‌رو می‌شوید)
- طرح مسئله به‌صورت دلخواه و دستی
- طرح مسئله به صورت امنیتی که فقط افراد خاصی به آن دسترسی داشته باشند
- گزارش حسابرسی
- پیوند دادن مسائل با یکدیگر
- پیوند جیرا با سیستم‌های مدیریت محتوای وردپرس و اسکوئراسپیس (WordPress, Squarespace)
- امکان ارسال ایمیل خارجی
- نمایش رویدادهای پروژه
- امکان ساخت لیست تماشا (برای مسائلی که نیاز دارید می‌توانید روند حل آنها و سایر تغییراتی که اتفاق می‌افتد را مشاهده کنید)
- امکان دریافت کد جاوا جهت تعبیه در سایت برای دریافت بازخورد از وب‌سایت‌های پروژه یا شرکت
تا به اینجا با چهار مورد از بهترین پلتفرمها و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و همچنین با مهم‌ترین ویژگی‌های آنها آشنا شدید. پلتفرمها و نرم‌افزارهای بسیاری مانند Monday.com، slack.com، basecamp.com، Things، Asana، cushion، meistertask، Microsoft To Do، TeuxDeux، shoeboxed و بسیاری دیگر هستند که برخی از آنها مثل Monday.com کاملا جامع و قدرتمند هستند اما به جهت برخی مسائل تحریمی، عدم امکان پرداخت ریالی و کم بودن امکانات رایگان در دسترس نیستند. برخی دیگر نیز، نیازمند توسعه‌دهنده نرم‌افزار بوده و بدون برنامه‌نویسی فقط جواب‌گوی کسب و کارهای کوچک هستند.
در کنار این‌ها دو ابزار دیگر شاید برای شرکت‌هایی که جلسات آنلاین بسیاری دارند و کیفیت تماس برای‌شان مهم است بیشتر کمک‌کننده باشد. دو نرم‌افزار Skype و Google Duo بهترین گزینه‌های رایگان برای برقراری تماس صوتی و تصویری هستند و حتی از اسکایپ نسخه بیزینسی می‌توانید در شبکه داخلی بدون نیاز به اینترنت استفاده کنید. این دو برنامه گوگل دواُو و اسکایپ هم نسخه گوشی دارند و هم نسخه ویندوزی و با یک اکانت می‌توانید در هر دو وارد شوید. برای استفاده از اسکایپ بیزینسی روی گوشی لازم است تلفن هوشمند شما به وای‌فای شرکت متصل باشد و ارتباط این شبکه وای‌فای هم به سرورهای شرکت برقرار باشد تا بتوانید با کامپیوترهای شرکت تبادل پیام کنید.