رشد و پیشرفت یک کسب‌وکار، وابسته به عوامل بسیاری است؛ اما به‌عنوان یکی از مهم‌ترین عوامل رشد کسب‌وکارها، باید به فرایندهای حسابداری و تصمیماتی که در این حوزه گرفته و اجرا می‌شود، اشاره کنیم. بدون وجود یک سیستم حسابداری دقیق و کارآمد، مدیریت مجموعه اقتصادی شما با مشکل و حتی شکست مواجه خواهد شد.
در این مطلب روش‌هایی را برای بهینه‌سازی فرایندهای حسابداری شرح می‌دهیم تا بتوانید سیستم کسب و کار خود را سروسامان دهید.
- حساب‌های تجاری اختصاصی داشته باشید
با وجود اینکه اکثر کسب‌وکارهای بزرگ، حساب‌های تجاری جداگانه‌ای از حساب‌های شخصی صاحبان کسب‌وکار دارند، اما می‌خواهیم بار دیگر این موضوع را یادآور شویم. برای بررسی و رسیدگی به هزینه‌ها و درآمدهای کسب‌وکارتان، حتماً حساب بانکی و کارت‌های اعتباری شرکت را از حساب‌های شخصی خود جدا کنید و حساب‌های تجاری ویژه کسب‌وکارتان داشته باشید.
- سیستمی را برای مدیریت هزینه‌ها در نظر بگیرید
اینجا پای یک نرم‌افزار حسابداری به میان می‌آید. لازم است یک نرم‌افزار حسابداری متناسب با کسب‌وکارتان انتخاب کنید تا بتوانید تمام هزینه‌ها از جمله پرداخت حقوق کارمندان، مخارج و موارد دیگر را به‌طور دقیق ثبت کنید. بعد باید تمام این هزینه‌ها را تفکیک و دسته‌بندی کنید تا سیستم استانداردی برای گزارش‌ها داشته باشید و بتوانید هزینه‌ها را به‌درستی مدیریت کنید. این سیستم به شما در مدیریت امور حسابداری و پرداخت مالیات کمک می‌کند.
- حساب‌های پرداختی و حساب‌های دریافتی را مدیریت کنید
در اینجا باز هم یک نرم‌افزار حسابداری کارآمد که دارای سیستمی قوی برای مدیریت حساب‌های دریافتی و پرداختی است، به کار شما می‌آید. سیستمی که در آن تمام پرداخت‌های صورت‌گرفته و پرداخت‌هایی که باید انجام شود را درج کنید تا از هرگونه ضرر مثل بهره‌دهی و پرداخت هزینه‌های مربوط به دیرکرد، جلوگیری شود. این سیستم می‌تواند پرداخت‌های زمان‌دار را به شما یادآوری کند تا حساب‌هایتان را به موقع تسویه کنید.
علاوه بر این، به سیستمی نیاز دارید که قابلیت ثبت پرداخت‌های مشتریانتان را داشته باشد. سیستمی که بتواند در ازای خرید کالا و خدمات، فاکتوری دقیق و قابل فهم برای مشتری صادر کند، قابلیت پیگیری پرداخت‌ها را داشته باشد و فرایندهای کاملی را برای محاسبه هزینه‌های مشتریان در بر بگیرد.
- دانش حسابداری کارمندانتان را بالا ببرید
برای همه کارمندان مجموعه‌تان دوره‌هایی ویژه آموزش حسابداری برگزار کرده و آنان را با سیستم‌های نوین حسابداری آشنا کنید. آگاهی کارمندان از چگونگی مدیریت و پیگیری هزینه‌ها در رشد شرکت تأثیرگذار است. از طرفی حسابداران نیز باید از تمام مراحل کاری شرکت آگاه بوده و مسئولیت کامل امور حسابداری را بر عهده بگیرند.
- گزارشات مالی دوره‌ای تهیه کنید
باید از هزینه‌ها، درآمدها و کلیه اتفاقات مالی ثبت‌شده در سیستمتان گزارش‌هایی تهیه کنید. گزارش‌های مالی کمک می‌کنند شما به‌صورت جامع و دقیق از میزان هزینه‌ها و سود و زیان کسب‌وکارتان مطلع شوید و تعادلی را بین هزینه‌های صورت‌گرفته و درآمدهایتان برقرار کنید تا خیالتان از بابت میزان سود و جلوگیری از ضرر و زیان، آسوده شود. این گزارش‌ها می‌توانند به‌صورت دوره‌های ماهانه، فصلی و سالانه تهیه شوند.
- مالیات حسابداری و مالیات فروش را مدیریت کنید
در صورتی که از تکنیک‌های بهینه‌سازی فرایندهای حسابداری بهره بگیرید، فصل پرداخت مالیات برای‌تان اضطراب‌آور نخواهد بود؛ چرا که همه چیز را به‌طور دقیق و مشخص ثبت کرده‌اید. علاوه بر این، باید به مالیات فروش نیز توجه داشته باشید. همیشه در جریان قوانین حقوقی مالیاتی باشید و حواستان به تغییر نرخ مالیات، تعطیلات و معافیت‌ها باشد.
- میزان نقدینگی را پیش‌بینی کنید
در صورتی که از قبل، میزان نقدینگی را پیش‌بینی نکرده باشید، مواجهه ناگهانی شما با کسری نقدینگی منجر به ضرر و زیان‌های جبران‌ناپذیری می‌شود. از آنجایی که در این شرایط، برای فراهم کردن نقدینگی و جلوگیری از ضرر و زیان زمان محدودی در اختیار دارید، پس ممکن است تصمیمات اشتباهی بگیرید که به ستون کسب‌وکارتان آسیب بزند؛ مثلاً سراغ وام‌هایی با سود بسیار زیاد بروید تا بتوانید خود را از بحران فعلی نجات دهید؛ چیزی که امروز نجاتتان می‌دهد اما بحران تازه‌ای برای فردایتان به وجود می‌آورد.
پس حتماً از گزارش‌های مالی که توسط نرم‌افزار حسابداری‌تان تهیه می‌شود، به‌درستی استفاده کنید. با بررسی دقیق این گزارش‌ها، اطلاعات مهمی به دست می‌آورید. می‌توانید میزان نقدینگی شرکت در آینده را پیش‌بینی کنید و به این شکل، می‌توانید از ضرر و زیان‌های احتمالی جلوگیری کنید و پیش از بروز مشکل، راه حلی برای آن بیابید.
- از اطلاعاتتان نسخه پشتیبان تهیه کنید
دسترسی به تمام اطلاعات حسابداری در هر زمانی، امری ضروری است. یکی از قابلیت‌های مهم و کاربردی نرم‌افزار حسابداری، امکان تهیه نسخه پشتیبان و بک-آپ‌گیری از داده‌ها است. حتماً از این ویژگی استفاده کنید تا همواره به اطلاعات مهم حسابداری‌تان دسترسی داشته باشید و در مواقع ضروری و هنگام بروز مشکلات احتمالی، خیالتان راحت باشد که آسیبی به اطلاعاتتان نمی‌رسد.
- بخش‌های مختلف شرکت را از هم تفکیک کنید
در صورتی که بخش‌های مختلف اقتصادی مجموعه‌تان را تفکیک کرده و برای هر بخش مسئولی را در نظر بگیرید، می‌توانید به‌صورت دوره‌ای، گزارش‌های مربوط به هر بخش را به‌طور جداگانه از مسئول همان بخش پیگیری کنید. این تکنیک سودمند به مجموعه‌ها و شرکت‌های بزرگ در راستای جلوگیری از ضرر و زیان‌های احتمالی کمک می‌کند.
بهترین راه برای بهینه‌سازی فرایندهای حسابداری به روش‌های بالا
بهره‌مندی شرکت و کسب‌وکار از یک نرم‌افزار حسابداری قوی و مطمئن مثل نرم‌افزار هلو به شما کمک می‌کند که در تصمیمات مالی خود هوشمندانه عمل کنید. با بهره‌مندی از نرم‌افزار حسابداری می‌توانید قدم‌های مهمی در راستای کاهش هزینه‌ها و افزایش بازدهی بردارید و به این ترتیب رشد و سوددهی تجارتتان را روزبه‌روز افزایش دهید.