هر کالا و محصولی برای یک فروشگاه، تولیدی و .. هزینه‌ای دارد؛ یعنی ما برای نگه‌داشتن کالاها در انبارها باید هزینه‌ای را به نگهداری آنها اختصاص دهیم و در جهت بهینه‌کردن این هزینه‌ها قدم برداریم؛ اما چطور می‌توانیم هزینه‌ی نگهداری کالا در انبارها را به حداقل برسانیم؟
همان‌طور که اشاره شد، برای انبارکردن انواع محصولات از انبار استفاه می‌شود و این انبارها ساختمان‌های وسیعی هستند که کالاها بعد از چیده‌شدن در آن، بین متقاضی‌های مختلف توزیع می‌شوند. قابل ذکر است که کاربران اصلی انبارها همین تولیدکنندگان بوده و آنها انبارها را در محیط‌های مختلف و با اهداف مختلفی می‌سازند که امکان دارد به‌دلیل سهولت انتقال کالاهای تولیدی یا وارداتی، در کنار بنادر ساخته شوند. علاوه بر این، انبارها به سه نوع مشخص طبقه‌بندی می‌شوند:
انبارهای باز: این انبار، یک محوطه باز است و برای همه انواع تجهیزات و محصولاتی مورد استفاده قرار می‌گیرد که باران یا نور آفتاب به آنها آسیبی وارد نمی‌کند.
انبارهای پوشیده: نوعی از انبار است که برای نگهداری مواد خاص مورد استفاده قرار گرفته و غالبا همه موجودی آن با مواد خاص پوشانده شده است.
انبارهای سرپوشیده: این نوع انبار دارای سقف بوده اما دیوار جانبی ندارد و مخصوص تجهیزات و ابزاری است که آب باران به آنها آسیب وارد کرده و با نور افتاب به‌راحتی از بین می‌روند.
در همین میان، نگهداری کالا و مواد اولیه هزینه‌هایی برای سازمان دارد که این هزینه‌ها از چند بخش عمده تشکیل شده‌اند:
هزینه قیمت کالا:
به مجموعه وجوهی گفته می‌شود که برای خرید کالا به فروشنده پرداخت می‌شود و همچنین در مواردی هزینه‌های حمل، دریافت، بازرسی فنی و… نیز به آن اضافه می‌شود. زمانی که تخفیف کلی مطرح نباشد، قیمت کالا در مقدار سفارش آن هیچ تاثیری نخواهد داشت؛ اما هنگامی که قیمت کالا با حجم سفارش تغییر کند، می‌توان گفت که مقدار سفارش، تابعی از قیمت است.
هزینه بهره سرمایه:
نگهداری از کالاها و مواد موجود در انبار، به سرمایه و صرف هزینه نیاز دارد که انجام این کار به عهده سازمان است. این هزینه تا زمانی که کالا در انبار قرار دارد هیچ‌گونه سودی را برای سازمان به بار نمی‌آورد. همچنین در صورتی که این انبارشدن کالا و مواد طولانی شود، ممکن است هزینه نگهداری را برای فروشگاه یا سازمان، بسیار بالا ببرد.
هزینه جابه‌جایی:
مواد و کالاهایی که به انبار انتقال داده می‌شوند یا در بخش تولید ساخته شده‌اند یا توسط یک بخش دیگر خریداری شده‌اند که انتقال آنها به انبار، با هزینه‌های انتقال و جابه‌جایی همراه است.
این هزینه‌ها شامل موارد زیر می‌شود:
تجهیزات جابه‌جا کننده
تسهیلات انبارکردن کالا
نیروی انسانی
هزینه نگهداری کالا:
به هزینه‌هایی گفته می‌شود که فروشگاه در برابر نگهداری کالا متحمل می‌شود که از جمله آنها می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
هزینه‌های بیمه
هزینه اجاره انبار
هزینه سوخت
هزینه روشنایی
هزینه مالیات
هزینه خسارت‌های حوادث غیر مترقبه از قبیل سیل، زلزله، آتش‌سوزی، سرقت و …
چطور انبارها را ایمن کنیم؟
به‌طور کلی، کالاها و محصولاتی که در انبار نگهداری می‌شوند برای صاحبان آنها اهمیت داشته و از این جهت باید اقداماتی را برای ایمنی انبار و کالاهای آنها انجام داد. علاوه بر این، ایمنی انبارداری به فاکتورهای متنوعی مانند آگاهی کلی از مسایل ایمنی و توانایی به‌کارگیری آنها وابسته است و آموزش انباداری نیز به کسب تجربه در این زمینه کمک می‌کند.
فعالیت‌هایی که می‌توان برای حفظ کالاهای ثبت شده در انبار انجام داد:
شیب‌دار ساختن کف انبار
استفاده از مواد مقاوم مانند بتن برای کف انبار
ساختن درهای فلزی برای انبارها
استفاده از سیم‌کشی مقاوم توکار برای انبار
تجهیزبودن انبار به تجهیزات آتش‌نشانی
استفاده از سیستم تهویه برای انبار
مجهزکردن لامپ‌ها به حباب محافظ
بالاتر ساختن سطح انبار نسبت به سطح زمین
رعایت‌کردن فاصله بین طبقات کالاها
طبقه‌بندی جداگانه انواع محصولات
هزینه منسوخ‌شدن کالا:
برخی مواقع پیش می‌آید که کالاهای نگهداری شده در انبار، منسوخ شوند که این امر باعث افزایش هزینه‌های انبارکردن کالاها می‌شود. کالاها، در واقع پول نقد فروشگاه محسوب می‌شوند که باید در شرایط مطمئن و حفاظت‌شده‌ای از آنها نگهداری کرد.
هزینه دفتری کالا:
ثبت دستی یا مکانیزه موجودی انبار و انجام عملیات انبار گردانی مانند:
کنترل دریافت کالا
کنترل صدور کالا
ثبت کارت های موجودی کالاها
ثبت کارت های ظروف و پکیج‌های نگهداری کالاها
سیستم‌های مدیریت و کنترل موجودی:
برای مدیریت و کنترل موجودی‌ها، سیستم‌هایی طراحی شده‌اند که در ادامه به مهم‌ترین آنها اشاره شده است:
سیستم دسته بندی کالاها بر اساس ABC:
یک سیستم کنترل کیفی است که معمولا به صورت زیر است:
حدود ۲۰ درصد اقلام، دارای ارزش ۷۰ تا ۸۰ درصد کل موجودی‌ها است.
حدود ۳۰ درصد اقلام، دارای ارزش ۱۵ درصد کل موجودی‌ها است.
حدود ۵۰ تا ۶۰ درصد اقلام، دارای ارزش ۵ تا ۱۰ درصد کل موجودی‌ها است.
سیستم کنترل موجودی بر اساس میزان سفارش اقتصادی:
سیستمی که کنترل موجودی را به اسم آن می‌شناسند و روش اصلی و دقیق کنترل موجودی است که در آن، میزان سفارش در هر بار به اندازه‌ای است که هزینه‌های سفارش‌دهی، هزینه‌های نگهداری و هزینه‌های کمبود حداقل شود.
سیستم کنترل موجودی بر اساس فاصله ثابت بین دو سفارش:
در این سیستم، فواصل ثابت و معینی مشخص می‌شود که بر اساس آن کالا را سفارش می‌دهند و باعث کاهش هزینه‌های سفارش کالا می‌شود.
سیستم کنترل موجودی بر اساس تخفیف در خرید کلی کالا:
این سیستم زمانی کاربرد دارد که یک خرید کلی، تخفیف داشته باشد.
سیستم کنترل موجودی بر اساس دریافت تدریجی کالا یا مدل میزان تولید:
این سیستم شبیه به مدل EOQ است ولی دریافت کالا در آن به صورت تدریجی است و در حالتی از آن استفاده می‌شود که قطعات سفارش داده شده، داخل کارخانه تولید شوند و به‌صورت تدریجی به واحدهای مربوطه منتقل شود.